Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Wie wohl allgemein bekannt sein dürfte, müssen Finanzbuchhaltungsunterlagen in der Regel für 10 Jahre aufbewahrt werden. Neu ist seit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen zu den Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), dass die Buchführungsunterlagen grundsätzlich in der Form aufbewahrt werden müssen, in der Sie das Unternehmern erreichen.

Dies bedeutet, das elektronische Belege auch grundsätzlich in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen.  Beachten Sie bitte, das dies in der Weise zu geschehen hat, das eine Veränderung der Belege nicht möglich ist. Damit scheidet eine einfache Ablage in einem Dateisystem aus. Diese Form der Aufbewahrung erfüllt nicht die Anforderungen, da die Belege jederzeit gelöscht, verändert oder verschoben werden können. Ein Ausdruck dieser Belege zur Erstellung der Buchhaltung bzw. der Aufzeichnung ist zwar möglich, eine Aufbewahrung in Papierform, ersetzt aber in keinem Fall die revisionssichere elektronische Aufbewahrung. Belege die in Papierform das Unternehmen erreichen, sind, wie bisher auch, in Papierform aufzubewahren.

Die Finanzverwaltung fordert in Ihrem Schreiben, dass eine Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung bzw. Aufzeichnungen sowohl vom Beleg bis zur Steuererklärung als auch von der Steuererklärung zu den Belegen möglich sein muss.  Nach Meinung der Finanzverwaltung sollte für jeden Prüfungsschritt eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Diese ist für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsdauer vorzuhalten und bei Änderungen regelmäßig zu aktualisieren.

Diese Ausführungen gelten nicht nur für die doppelte Buchhaltung, sie gelten auch für die Einnahme-Überschussrechner sowie für alle Nebenbuchhaltungen(z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung).