Mahlzeitengestellung des Arbeitgeber führt nicht immer zu Arbeitslohn

Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eine Mahlzeit, ist der geldwerte Vorteil in der Regel zu versteuern oder er führt bei einer Auswärtstätigkeit zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen. Aber es gibt auch Fälle ohne steuerliche Konsequenzen. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Hamburg zeigt die Entwicklung auf. Es geht um die Mahlzeitengestellung auf einer Offshore-Plattform.

Verpflegt der Arbeitgeber die Mitarbeiter auf einer Offshore-Plattform unentgeltlich, so ist der den Arbeitnehmern gewährte Vorteil nach dem Urteil des FG Hamburg vom 17.9.2015 (Az. 2 K 54/15) dann kein Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer Gemeinschaftsverpflegung wegen der besonderen betrieblichen Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt.

Im Ergebnis ist ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers aufgrund betriebsfunktionaler Zielsetzung für die Kantinenverpflegung zumindest dann gegeben, wenn dies den Gesichtspunkten der Logistik, dem Sicherheits- und Betriebskonzept, den Hygienebestimmungen und der Gestaltung des Betriebsablaufs (Schichtdienst) auf der Offshore-Plattform im besonderen Maße Rechnung trägt, die Mitarbeiter aufgrund der beengten Räumlichkeiten keine Möglichkeit haben, sich selbst zu verpflegen, und die Verpflegung das übliche Maß in der Offshore-Branche nicht übersteigt.

Häusliches Arbeitszimmer: Kein Abzug bei gemischt genutzten Räumen

Ein häusliches Arbeitszimmer setzt neben einem büromäßig eingerichteten Raum voraus, dass es ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt wird. Fehlt es hieran, sind die Aufwendungen hierfür insgesamt nicht abziehbar. Damit scheidet eine Aufteilung und anteilige Berücksichtigung im Umfang der betrieblichen oder beruflichen Verwendung aus. Dies hat der Große Senat des Bundesfinanzhofs (BFH) entschieden.

Die Grundsatzentscheidung betrifft die durch das Jahressteuergesetz 1996 eingeführte Abzugsbeschränkung für häusliche Arbeitszimmer. In seiner heute geltenden Fassung sind Aufwendungen hierfür nur unter der Voraussetzung abziehbar, dass für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Höhe der abziehbaren Aufwendungen ist dabei grundsätzlich auf 1.250 € begrenzt; ein weiter gehender Abzug ist nur möglich, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Betätigung bildet (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 1 des Einkommensteuergesetzes -EStG-).

In dem der Entscheidung des Großen Senats zugrunde liegenden Verfahren war streitig, ob Kosten für einen Wohnraum, der zu 60 % zur Erzielung von Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung und zu 40 % privat genutzt wird, anteilig als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar sind.

Der Große Senat begründet seine Entscheidung neben dem allgemeinen Wortverständnis damit, dass der Gesetzgeber ausweislich der Gesetzgebungsmotive ausdrücklich an den herkömmlichen Begriff des „häuslichen Arbeitszimmers“ angeknüpft hat. Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers setzt aber seit jeher voraus, dass der Raum wie ein Büro eingerichtet ist und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt wird.

Diese Auslegung dient nach Auffassung des Großen Senats dazu, den betrieblich/beruflichen und den privaten Bereich sachgerecht voneinander abzugrenzen, Gestaltungsmöglichkeiten zu unterbinden und den Verwaltungsvollzug zu erleichtern. Im Fall einer Aufteilung sind diese Ziele nicht zu erreichen, da sich der Umfang der jeweiligen Nutzung innerhalb der Wohnung des Steuerpflichtigen nicht objektiv überprüfen lässt. Der BFH sieht insbesondere ein Nutzungszeitenbuch nicht als geeignete Grundlage für eine Aufteilung an, da die darin enthaltenen Angaben keinen über eine bloße Behauptung des Steuerpflichtigen hinausgehenden Beweiswert hätten. Ebenso mangelt es an Maßstäben für eine schätzungsweise Aufteilung der jeweiligen Nutzungszeiten. Eine sachgerechte Abgrenzung des betrieblichen/beruflichen Bereichs von der privaten Lebensführung wäre daher im Fall einer Aufteilung nicht gewährleistet.

Die vom BFH abgelehnte Aufteilung steht in Übereinstimmung mit dem Beschluss des Großen Senats des BFH vom 21. September 2009 GrS 1/06, BStBl II 2010, 672. Danach sind Reiseaufwendungen bei gemischt beruflich/betrieblichen und privat veranlassten Reisen nach Maßgabe der Zeitanteile der Reise aufteilbar. Dem kam keine Bedeutung zu, da § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG eine allgemeinen Grundsätzen vorgehende Spezialregelung ist.

Offenlassen konnte der Große Senat daher die vom X. Senat des BFH aufgeworfene Frage, ob es sich bei derartigen Aufwendungen mangels objektiv nachprüfbarer Kriterien dem Grunde nach überhaupt um anteilige Werbungskosten oder Betriebsausgaben handelt.

Geklärt ist dagegen, dass Aufwendungen für eine sog. „Arbeitsecke“ nicht abzugsfähig sind, da derartige Räume schon ihrer Art und ihrer Einrichtung nach erkennbar auch privaten Wohnzwecken dienen.

(BFH, Pressemitteilung Nr. 6 vom 27.1.2016 zu Beschluss vom 27.07.2015 – GrS 1/14)

Ohne Identifikationsnummer kein Kindergeld

Ab dem Jahr 2016 benötigt die Familienkasse die Steuer-Identifikationsnummer von Kindern und Eltern, um das Kindergeld auszuzahlen. Dennoch kann hier weitestgehend Entwarnung gegeben werden: Wer nicht schon zu Beginn des Jahres die Steuer-Identifikationsnummern eingereicht hat, braucht nicht zu bangen. Die Familienkassen werden bei fehlender Steuer-Identifikationsnummer das Kindergeld nicht direkt ab Januar 2016 stoppen. Vielmehr hat insoweit auch das Bundeszentralamt für Steuern versichert, dass Eltern die Steuer-Identifikationsnummern des entsprechenden Kindes sowie desjenigen, an den das Kindergeld gezahlt wird, im Laufe des Jahres nachreichen können.

Dennoch sollten Eltern prüfen, ob die Steuer-Identifikationsnummer bei der Familienkasse vielleicht bereits vorliegt. In Neuanträgen wird mittlerweile direkt nach der entsprechenden Identifikationsnummer von Kind und Elternteil gefragt. Bei Eltern, die schon längere Zeit Kindergeld beziehen, kann es jedoch durchaus sein, dass die Steuer-Identifikationsnummer der zuständigen Familienkasse nicht bekannt ist. In diesem Fall müssen die Identifikationsnummern schriftlich der jeweiligen Familienkasse mitgeteilt werden.

Gesagt, getan! Aber wo finden sich diese vermaledeiten Nummern überhaupt? Die Antwort ist relativ einfach: Eltern finden ihre Steuer-Identifikationsnummer auf dem letzten Einkommensteuerbescheid oder gegebenenfalls auch auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ihres Arbeitgebers. Erteilt wurde das steuerliche Brandzeichen seinerzeit mittels Mitteilungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern.

Gleiches gilt für die Kinder: Zwar werden hier in der Regel keine Steuerbescheide vorhanden sein, jedoch wurde kurze Zeit nach der Geburt auch vom Bundeszentralamt für Steuern eine entsprechende Steuer-Identifikationsnummer für jedes Kind erteilt und den Eltern per Post zugeschickt. Sollte dieser Brief nicht mehr aufzufinden sein (und auch an anderer Stelle die Steuer-Identifikationsnummer des Kindes nicht gefunden werden können), bleibt den Eltern immer noch der Weg, beim Bundeszentralamt für Steuern nachzufragen, damit dieses die Steuer-Identifikationsnummer des Kindes (erneut) mitteilt.

Obwohl das Kindergeld auch ohne Steuer-Identifikationsnummer im Jahr 2016 noch ausgezahlt werden soll, sollte mit der Mitteilung der entsprechenden Identifikationsnummer nicht zu lange gewartet werden. Wer hier nämlich überhaupt nicht tätig wird, muss damit rechnen, dass spätestens 2017 das Kindergeld gestoppt wird.

Infos zum Kindergeld

Exkurs: Ab 2016 beträgt das Kindergeld für das erste und das zweite Kind jeweils 190 Euro im Monat. Für das dritte Kind werden 196 Euro ausgezahlt. Für das vierte Kind und jedes weitere werden jeweils 221 Euro überwiesen.

Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Wie wohl allgemein bekannt sein dürfte, müssen Finanzbuchhaltungsunterlagen in der Regel für 10 Jahre aufbewahrt werden. Neu ist seit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen zu den Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), dass die Buchführungsunterlagen grundsätzlich in der Form aufbewahrt werden müssen, in der Sie das Unternehmern erreichen.

Dies bedeutet, das elektronische Belege auch grundsätzlich in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen.  Beachten Sie bitte, das dies in der Weise zu geschehen hat, das eine Veränderung der Belege nicht möglich ist. Damit scheidet eine einfache Ablage in einem Dateisystem aus. Diese Form der Aufbewahrung erfüllt nicht die Anforderungen, da die Belege jederzeit gelöscht, verändert oder verschoben werden können. Ein Ausdruck dieser Belege zur Erstellung der Buchhaltung bzw. der Aufzeichnung ist zwar möglich, eine Aufbewahrung in Papierform, ersetzt aber in keinem Fall die revisionssichere elektronische Aufbewahrung. Belege die in Papierform das Unternehmen erreichen, sind, wie bisher auch, in Papierform aufzubewahren.

Die Finanzverwaltung fordert in Ihrem Schreiben, dass eine Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung bzw. Aufzeichnungen sowohl vom Beleg bis zur Steuererklärung als auch von der Steuererklärung zu den Belegen möglich sein muss.  Nach Meinung der Finanzverwaltung sollte für jeden Prüfungsschritt eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Diese ist für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsdauer vorzuhalten und bei Änderungen regelmäßig zu aktualisieren.

Diese Ausführungen gelten nicht nur für die doppelte Buchhaltung, sie gelten auch für die Einnahme-Überschussrechner sowie für alle Nebenbuchhaltungen(z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung).

Konkludenter Antrag auf Ist-Besteuerung reicht aus

Für Unternehmer gilt in der Umsatzsteuer regelmäßig die Soll-Besteuerung statt der Ist-Besteuerung. Dies bedeutet, dass die Umsätze nach vereinbarten Entgelten besteuert werden. In der Folge muss der Unternehmer die Umsatzsteuer bereits dann an das Finanzamt abführen, wenn die Leistung ausgeführt ist. Der Zahlungszeitpunkt seiner Kunden ist hingegen vollkommen irrelevant, weshalb es für den Unternehmer regelmäßig zu einer Vorfinanzierung der Umsatzsteuer kommt. Im Zeitpunkt der Leistungsausführung muss er die Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt entrichten, ohne jedoch bis zu diesem Zeitpunkt Geld von seinen Kunden erhalten zu haben.

Da diese Soll-Besteuerung unter dem Strich immer mit dem Problem der Vorfinanzierung verbunden ist, hat der Gesetzgeber in bestimmten Fällen auch vorgesehen, dass eine Ist-Besteuerung möglich ist. Das Finanzamt kann insoweit dem Unternehmer auf Antrag gestatten, die Steuer nicht nach vereinbarten Entgelten, sondern nach vereinnahmten Entgelten zu berechnen. In diesem Fall spricht man dann von der Ist-Besteuerung, weil die Steuer erst dann an das Finanzamt abgeführt werden muss, wenn der Kunde auch bezahlt hat. (Die Eselsbrücke dabei: Die Umsatzsteuer muss erst und nur soweit abgeführt werden, wie das Geld schon da IST.) Möglich ist ein solcher Antrag auf Ist-Versteuerung immer dann, wenn…

  • …der Gesamtumsatz des Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 500.000 Euro betragen hat oder
  • …der Unternehmer aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen von der Verpflichtung, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, befreit ist, oder
  • … Umsätze aus einer Tätigkeit als Angehöriger eines freien Berufs (Steuerberater, Rechtsanwälte, etc.) im Sinne des Einkommensteuergesetzes erzielt werden.

Sofern eine dieser Voraussetzung gegeben ist, muss die Ist-Besteuerung nur noch beantragt werden, und das Problem der Umsatzsteuer-Vorfinanzierung ist aus der Welt.

In einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18. August 2015 unter dem Aktenzeichen V R 47/14 ging es darum, ob ein solcher Antrag auch ausdrücklich gestellt werden muss. Erfreulicherweise hat der Bundesfinanzhof dies verneint. Nach der aktuellen Entscheidung gilt: Ein Antrag auf Ist-Besteuerung kann auch konkludent gestellt werden. Einen solchen konkludenten Antrag sieht der Bundesfinanzhof bereits als gegeben, wenn aus der Steuererklärung deutlich erkennbar zu entnehmen ist, dass die Umsätze auf Grundlage vereinnahmter Entgelte, also aufgrund der Ist-Besteuerung, erklärt worden sind. Dies ist bereits deutlich genug erkennbar, wenn das Finanzamt auf die eingereichte Einnahmenüberschussrechnung zurückgreifen kann und mittels Abgleich der jeweiligen Kosten so problemlos festzustellen vermag, ob im Bereich der Umsatzsteuer die Soll-Besteuerung oder die Ist-Besteuerung angewendet wurde.

Erfreulicherweise führt der Bundesfinanzhof dann weiter aus, dass dies als konkludenter Antrag auf Anwendung der Ist-Besteuerung ausreicht. Zudem sagen die obersten Finanzrichter der Republik: Hat ein Steuerpflichtiger einen hinreichend deutlichen Antrag auf Genehmigung der Ist-Besteuerung an das Finanzamt gestellt, hat die antragsgemäße Festsetzung der Umsatzsteuer den Erklärungsinhalt, dass der Antrag genehmigt worden ist.

Mit einfachen Worten gilt daher: Wenn Sie Ihre Erklärung nach vereinnahmten Entgelten anfertigen und abgeben, und das Finanzamt widerspricht nicht, haben Sie damit Ihren konkludenten Antrag auf Ist-Besteuerung genehmigt bekommen.

Steuertip Istversteuerung